Gérer la liste des factures clients

Cette liste répertorie toutes les factures clients.

Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :

• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande,
• soit à partir d’un bon de livraison validé,
• soit à partir d’un devis,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.

Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier, supprimer ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d’acompte, etc.).

Création d’une facture

Modification d’une facture

1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre Facture s’affiche.

   Ventes > Factures > Modifier

2. Effectuez les modifications.
2. Validez vos modifications (OK).

Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.

Suppression une facture

1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.

   Ventes > Factures > Supprimer

2. Dans le message qui s’affiche, saisissez le motif de suppression de cette facture.
3. Cliquez sur le bouton Oui afin de confirmer la suppression.

Impression d’une facture

Le bouton Imprimer vous permet de lancer directement l’impression de la pièce commerciale sélectionnée. Vous pouvez sélectionner dans la liste un format d’impression à utiliser (format A4, BF).

1. Ouvrez la liste des factures.

   Ventes > Factures

2. Sélectionnez la ou les facture(s) à imprimer.
3. Lancez l’impression de vos factures (Imprimer).
4. Choisissez le format d’impression dans la liste déroulante (Format A4, Pièce avec photo, etc.).
5. Si la facture que vous imprimez n’est pas validée, un message vous en informe. Dans ce cas, choisissez de :
   • lancer l’impression de la facture sans la valider (Imprimer). La mention Provisoire apparaît alors en filigrane sur l’impression.
   • valider et d’imprimer la facture (Valider et Imprimer). Confirmez la validation de la facture (OK).
   • annuler l’impression de la facture (Annuler).
6. Renseignez les informations de mise en page.

Aperçu d’une facture

Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l’imprimer, vous pouvez afficher l’aperçu.

1. Ouvrez la liste des factures.

   Ventes > Factures

2. Sélectionnez la facture dont vous souhaitez afficher l’aperçu.
3. Lancez l’aperçu de la facture (Aperçu).
4. Choisissez le format d’impression dans la liste déroulante (Format A4, Pièce avec photo, etc.).
5. Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression. Utilisez le bouton Imprimer tout et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.

La pièce commerciale s’affichera telle qu’elle s’imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (Dossier > Options > Etats paramétrables).

Validation d’une facture

Ce bouton vous permet de valider une ou plusieurs facture(s).

1. Ouvrez la liste des factures.

   Ventes > Factures

1. Pour valider une facture, sélectionnez-la.
1. Validez-la (Valider).
2. Confirmez le traitement (Oui).
3. Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton OK.

Transfert une facture en avoir

Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente de plusieurs façons :

• Cliquez directement sur le bouton Transférer. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur OK. La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.

• Activez la commande Top Facture du menu Ventes. Cet assistant vous aide à transférer une pièce commerciale.

Règlement des factures

Depuis la liste des factures, le bouton Régler affiche un menu déroulant qui vous permet de réaliser plusieurs opérations :

• Effectuer un règlement automatique
• Saisir un règlement
• Enregistrer un acompte
• Annuler un acompte

Options relatives à la facture

Le bouton Options vous permet d’activer certaines commandes (également accessibles par le menu Contextuel) :

• dupliquer : cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu’une nouvelle facture a été générée.
• Rendre une facture irrécouvrable
• Générer un abonnement
• considérer non-comptabilisé,
• considérer comptabilisé.

Considérer non-comptabilisée

Ce traitement vous permet de décomptabiliser une pièce commerciale déjà comptabilisée.

1. Ouvrez la liste des factures.

   Ventes > Factures

1. Pour décomptabiliser une facture, sélectionnez la facture comptabilisée.
1. Activez l’option Considérer non-comptabilisée (Options).
1. Confirmez le traitement (Oui).
   Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non comptabilisée.

Considérer comptabilisée

Ce traitement vous permet de comptabiliser une pièce commerciale non-comptabilisée.

1. Ouvrez la liste des factures.

   Ventes > Factures

1. Pour comptabiliser une facture, sélectionnez une facture non-comptabilisée.
1. Activez l’option Considérer comptabilisée (Options).
1. Confirmez le traitement (Oui).
   La pièce a bien été définie comme comptabilisée dans la liste.

• ouvrir le client
  Cette commande vous permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture a été saisie.
• ouvrir le représentant
  Cette commande vous permet de consulter la fiche du représentant de la facture.

Génération de l’écriture

Cette commande permet de générer l’écriture d’une pièce et de la comptabiliser.

1. Sélectionnez la pièce concernée.
2. Cliquez sur le bouton Générer l’écriture situé dans la barre d’actions.

Un message vous informe que la pièce a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Accès à l’écriture générée

Cette commande permet de visualiser l’écriture enregistrée pour une pièce.

1. Sélectionnez la pièce souhaitée.
2. Cliquez sur le bouton Ouvrir l’écriture situé dans la barre d’actions.
3. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce.
4. Vous pouvez alors modifier l’écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
   • Journal,
   • Libellé (du mouvement et de la ligne),
   • Commentaire,
   • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
   • Référence du pointage/lettrage,
   • Code analytique,
   • Quantité,
   • Rubriques personnalisées (Infos perso).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Consultation de l’écriture d’irrécouvrabilité

Si une pièce est irrécouvrable, vous pouvez consulter l’écriture associée.

1. Sélectionnez la pièce concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité situé dans la barre d’actions.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures d’irrécouvrabilité de la pièce commerciale.

Génération de l’écriture

Vous pouvez générer l’écriture d’une facture et la comptabiliser depuis la liste des factures.

1. Sélectionnez la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Générer l’écriture.

Un message vous informe que la facture a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Accès à l’écriture

Vous pouvez visualiser l’écriture enregistrée pour la facture depuis la liste des factures.

1. Sélectionnez la facture du client.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande Ouvrir l’écriture.
3. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la facture.
4. Vous pouvez alors modifier l’écriture.
   Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
   • Journal,
   • Libellé (du mouvement et de la ligne),
   • Commentaire,
   • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
   • Référence du pointage/lettrage,
   • Code analytique,
   • Quantité,
   • Rubriques personnalisées (Infos perso).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Consultation de l’écriture d’irrécouvrabilité

Si une facture est irrécouvrable, vous pouvez consulter l’écriture associée.

1. Sélectionnez la facture concernée.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures d’irrécouvrabilité de la pièce commerciale.