Gérer la liste des pièces fournisseurs

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat (commandes, bons de réception, factures d’acompte, factures) qui ont été saisies.

Achats > Pièces fournisseurs
ou à partir de l’onglet Accueil – Bureau – tuile Achats

Vous pouvez effectuer un tri et n’afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.

Les commandes

	créer une pièce commerciale d’achat Cliquez directement sur le bouton . Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale à créer puis cliquez sur . La fenêtre de création d’une pièce commerciale s’affiche.
	modifier une pièce commerciale d’achat Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s’affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton OK.
	supprimer une pièce commerciale d’achat Pour supprimer une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.
	lancer l’impression d’une pièce d’achat Le bouton Imprimer vous permet de lancer directement l’impression de la pièce commerciale sélectionnée. Vous pouvez sélectionner dans la liste un format d’impression à utiliser (format A4, BF A4 C BLEU, etc.).
	lancer l’aperçu d’une pièce d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l’imprimer, cliquez sur le bouton Aperçu. La pièce commerciale s’affichera telle qu’elle s’imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu Dossier – commande options puis états paramétrables). Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Mise en page
	valider une pièce commerciale Pour valider une pièce commerciale d’achat, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton Oui. Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton OK. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l’imprimer. Conséquences de la validation Bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s’il s’agit d’une facture directe. Une facture directe est une facture qui n’est pas issue d’un bon de livraison. Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d’avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Avoirs Il existe deux types d’avoirs : les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du fournisseur et le chiffre d’affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant.
	Transférer une pièce commerciale Cliquez directement sur le bouton . Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur OK. La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.
	Saisir un règlement Le menu déroulant accessible à partir de ce bouton vous permet de réaliser plusieurs opérations : saisir un règlement régler automatiquement une facture Pour régler automatiquement une facture, sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande règlement automatique du bouton [Régler] Un message vous demande de confirmer le règlement automatique de la facture. Cliquez sur le bouton Oui. A la fin du traitement, un message vous indique la référence du règlement généré. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre. enregistrer un acompte annuler un acompte
	Dupliquer la pièce commerciale sélectionnée Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu’une nouvelle pièce a été générée.
	Ouvrir le fournisseur Cette commande vous permet de consulter la fiche du fournisseur pour lequel la pièce commerciale a été saisie.
	Ouvrir le représentant Cette commande vous permet de consulter la fiche du représentant défini pour cette pièce.
	Générer l’écriture Cette commande permet de générer l’écriture d’une pièce commerciale fournisseur (avoir et facture) et de la comptabiliser. Sélectionnez l’avoir ou la facture à comptabiliser. Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture ou cliquez sur le bouton [Ouvrir l’écriture] situé dans la barre d’actions.. Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.
	Ouvrir l’écriture Cette commande permet de visualiser l’écriture enregistrée pour la pièce commerciale fournisseur (avoir et facture). Sélectionnez la facture ou l’avoir du fournisseur. Faites un clic droit puis choisissez la commande Ouvrir l’écriture ou cliquez sur le bouton [Ouvrir l’écriture] situé dans la barre d’actions. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l’écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : Journal, Libellé (du mouvement et de la ligne), Commentaire, N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, Référence du pointage/lettrage, Code analytique, Quantité, Rubriques personnalisées (Infos perso). Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
	activer les options relatives à la pièce sélectionnée Le bouton [Options] vous permet d’activer certaines commandes (afficher le détail, afficher l’aperçu, etc.) depuis la barre des listes. La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu Contextuel (clic droit). Afficher le détail Cette option permet d’afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d’échéance, type d’échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n’apparaît plus. Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l’aperçu de la pièce. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l’aperçu. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. L’aperçu s’affiche à droite de la liste. Vous pouvez l’imprimer en faisant directement un clic-droit dans l’aperçu et en choisissant la commande Imprimer l’image. Vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste, son aperçu s’affichera immédiatement. Pour ne plus afficher l’aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n’apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d’afficher des options supplémentaires afin d’affiner l’affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s’affiche. Vous pouvez afficher les pièces de Tous les fournisseurs ou d’un fournisseur préalablement sélectionné. Les boutons flèches et vous permettent d’afficher respectivement le fournisseur précédent et le fournisseur suivant. Indiquez dans les zones Période du … au, une fourchette de dates à prendre en compte. L’icône affiche le calendrier. L’icône affiche une liste déroulante de dates pré-définies (date du jour, date de travail). Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone Critères.

Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)

Générer l’écriture

Cette commande permet de générer l’écriture d’une pièce commerciale fournisseur (avoir et facture) et de la comptabiliser.

Sélectionnez l’avoir ou la facture à comptabiliser.
Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture.

Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Ouvrir l’écriture

Cette commande permet de visualiser l’écriture enregistrée pour la pièce commerciale fournisseur (avoir et facture).

Sélectionnez la facture ou l’avoir du fournisseur.
Faites un clic droit puis choisissez la commande Ouvrir l’écriture.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce commerciale.
Vous pouvez alors modifier l’écriture.

Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :

- Journal,
- Libellé (du mouvement et de la ligne),
- Commentaire,
- N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier,
- Référence du pointage/lettrage,
- Code analytique,
- Quantité,
- Rubriques personnalisées (Infos perso).

Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

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La barre des listes

Les colonnes affichées

Pour modifier l’affichage des colonnes, ouvrez le menu contextuel (clic droit sur l’entête d’une colonne) puis sélectionnez la commande Modifier les colonnes.

La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre.