Créer une pièce commerciale fournisseur

Le principe de création d’une commande fournisseur est similaire à celui d’une facture, d’un avoir ou encore d’un bon de réception. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.

1. Accédez à la liste des pièces fournisseurs.

   Achats > Pièces fournisseurs

1. Sélectionnez le type de pièce commerciale à créer.
1. A partir de la liste de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton Créer.
   La fenêtre qui s’affiche vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.

Entête de la pièce fournisseur

1. Dans l’entête de la pièce commerciale, saisissez les Informations pièce.
   Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu Dossier – commande Paramètres – Numérotation – zone Codes pièces – Fournisseur.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Renseignez la Date de la pièce commerciale (date de travail par défaut).
   Utilisez l’icône calendrier  ou l’icône  permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, date de travail, début de l’année courante, etc.).
   La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu Dossier commande Paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe.
3. Renseignez les Informations fournisseur.
1. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste  le code Fournisseur pour lequel vous établissez la pièce.
   Le nom de la société est rappelé.
   Le code fournisseur est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n’est pas renseignée.
2. Précisez le Représentant chargé de l’affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
3. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
4. Saisissez éventuellement une Remarque.
1. Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche fournisseur s’affiche automatiquement.
   Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlement en cliquant sur le bouton Liste .
2. Saisissez la Date d’échéance de la pièce. S’il s’agit d’une commande, indiquez la Date de livraison.

Corps de la pièce fournisseur

1. Renseignez l’onglet Lignes.
2. Passez à l’onglet Pied.
3. Complétez l’onglet Infos tiers si besoin.
4. Pour les pièces fournisseurs multi-échéances, renseignez l’onglet Échéances.
5. Saisissez dans l’onglet Observations les informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
   Ce sont des renseignements internes qui n’apparaîtront pas sur le document final.

Vous pouvez également activer différentes commandes (Copier, Tout sélectionner, Aller à la ligne, etc.) par le menu Contextuel (clic droit). Sélectionnez la commande propriétés de la liste du menu Contextuel pour paramétrer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la fenêtre de la pièce commerciale.

Les Totaux du pied vous informent des valeurs totales de la pièce commerciale. Vous pouvez continuer à saisir les renseignements ; les totaux sont remis à jour au fur et mesure de la saisie.

Validation d’une pièce fournisseur

1. Pour valider une pièce commerciale, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Valider.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton Oui.
3. Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton OK.

Saisie ou annulation d’acompte

En création d’une pièce fournisseur, vous pouvez :

• Enregistrer un acompte ;
• Annuler un acompte.

Transfert de la pièce fournisseur en avoir

1. Transférez la pièce en avoir (Transférer en avoir).
2. Sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez transférer en avoir.
3. Validez le transfert (OK).
   La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche.
3. Confirmez ce transfert (OK).
   Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.

Génération de l’écriture

Le bouton Générer l’écriture permet de générer l’écriture d’une pièce et de la comptabiliser.

1. Sélectionnez la pièce à comptabiliser.
2. Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture (ou Générer l’écriture dans la barre d’actions).
   Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Accès à l’écriture

Depuis la liste des pièces fournisseurs, vous pouvez visualiser l’écriture enregistrée pour une pièce.

1. Sélectionnez la pièce souhaitée dans la liste.
2. Accédez à l’écriture correspondante (Ouvrir l’écriture situé dans la barre d’actions). Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce.
3. Vous pouvez alors modifier l’écriture.
   Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
   • Journal,
   • Libellé (du mouvement et de la ligne),
   • Commentaire,
   • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
   • Référence du pointage/lettrage,
   • Code analytique,
   • Quantité,
   • Rubriques personnalisées (Infos perso).
4. Enregistrez l’écriture (Enregistrer).

Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton OK. Le logiciel enregistre la pièce commerciale puis revient à la liste de la pièce fournisseur en cours.

Vous ne pouvez plus créer de factures et avoirs ainsi que saisir des acomptes sur une période où les écritures ont été envoyées à votre expert-comptable avec le mode d’échanges Sage Production Expert.