Gestion commerciale

Envoyer une pièce par e-mail


Vous pouvez transmettre une ou plusieurs pièce(s) commerciale(s) de vente ou d’achat au client via la messagerie électronique.

Lorsque vous utilisez cette commande, Sage 50 créé automatiquement un e-mail et y joint la pièce à envoyer. Pour modifier le nom donné par défaut à la pièce jointe, consultez l’article Modifier le nom d’une pièce jointe à un e-mail.

Prérequis
Pour vous éviter de saisir l’identifiant et mot de passe de votre messagerie électronique, vous devez donc avoir préalablement renseigné vos paramètres d’envoi d’e-mail dans vos préférences.

Envoi d’une pièce par e-mail après sa création

  1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton eMail.

    Ventes > Pièces clients ou Achats > Pièces fournisseurs >Options ou barre d’actions ou clic-droit sur la pièce sélectionnée ou icône @

  2. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message.
  3. L’adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier si besoin.

    Si aucune adresse e-mail n’est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.

  4. Envoyez l’e-mail.

Envoi d’une pièce par e-mail depuis la liste des pièces

  1. Accédez à la liste des des pièces commerciales de vente ou d’achat.

    Ventes > Pièces clients ou Achats > Pièces fournisseurs > Options ou barre d’actions ou clic-droit sur la pièce sélectionnée ou icône @

  2. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par e-mail.
  3. Ouvrez le menu contextuel (clic droit de la souris) et activez la commande Envoyer un e-mail. La fenêtre Envoyer un e-mail s’affiche.
  4. L’adresse e-mail définie pour le client ou le fournisseur auquel est adressée la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
    Si aucune adresse e-mail n’est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s’ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l’e-mail.
  5. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez <Utiliser les préférences>, le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces clients ou Modèles de pièces fournisseurs.
  6. Si vous voulez personnaliser l’objet de l’e-mail, décochez l’option L’objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
  7. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton Joindre un fichier.
  8. Pour visualiser l’e-mail dans votre messagerie avant de l’envoyer, cochez l’option Afficher la messagerie (uniquement si vous avez un logiciel de messagerie installé).
  9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l’e-mail.
    Il se peut qu’un avertissement s’affiche. L’envoi d’un e-mail depuis une autre application c’est-à-dire depuis votre logiciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton Oui.
  10. Si votre messagerie s’ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.

Envoi de plusieurs pièces clients regroupées par destinataire

A partir de la liste des pièces clients – sélection des pièces à envoyer – icône 

  1. Dans la liste des pièces clients, sélectionnez toutes les pièces (factures, devis, avoirs, commandes, etc.) que vous souhaitez envoyer par e-mail.
  2. Cliquez sur l’icône @ (ou clic droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un e-mail).
    La fenêtre Envoyer un e-mail s’affiche.
  3. Dans la zone A, sélectionnez les destinataires dans la liste.
    Par exemple, sélectionnez Clients->E-mail pour envoyer les pièces aux clients concernés.
  4. Dans la zone Cc, sélectionnez si besoin les destinataires à mettre en copie.
    Par exemple, sélectionnez Représentants ->E-mail pour envoyer également ces pièces clients aux représentants.
  5. Saisissez l’objet et le contenu de votre e-mail.
    Par défaut, l’option L’objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document est décochée.
  6. Si vous avez un logiciel de messagerie installé, cochez l’option Afficher la messagerie pour afficher votre messagerie avant l’envoi des e-mails.
    Vous remarquerez que toutes les pièces concernant un même client sont regroupées dans un seul e-mail.
  7. Cliquez sur le bouton OK pour valider l’envoi des e-mails.

Toutes les pièces seront regroupées automatiquement dans un seul e-mail par destinataire. Les pièces clients jointes à l’e-mail au format PDF seront nommées avec le type de pièce suivi du n° de cette pièce (par exemple : Devis-DE0109.pdf).

L’e-mail du destinataire est automatiquement récupéré dans la fiche client. Si celui-ci n’est pas renseigné dans la fiche client, vous devrez le compléter manuellement dans l’e-mail ou modifier la fiche client correspondante.


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