Gestion commerciale

Gérer la liste des pièces clients


La liste des pièces clients regroupe toutes les pièces commerciales de vente (devis, commandes, factures, factures d’acompte, bons de livraison, etc.) qui ont été saisies.

Les bons de commande et les bons de livraison sont uniquement disponibles en contrat Standard et Premium.

Vous pouvez effectuer un tri et n’afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.

Si vous avez créé des pièces commerciales en « mode document » vous pouvez repasser en mode standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard du menu Contextuel (clic-droit).
Les boutons présentés sont ceux disponibles lorsque la catégorie de pièce sélectionnée est Toutes.

Création d’une pièce commerciale de vente

Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente de plusieurs façons :

  • Cliquez directement sur le bouton Créer. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale à créer puis cliquez sur . La fenêtre de création d’une pièce commerciale s’affiche.
  • Activez la commande Top Facture du menu Ventes. Cet assistant vous aide à saisir une pièce commerciale.

Ventes > Pièces clients
ou à partir de l’accueil > onglet Bureau > tuile Ventes

Modification d’une pièce commerciale de vente

  1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier.
    La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s’affiche.
  3. Effectuez les modifications.
  4. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Suppression d’une pièce commerciale de vente

  1. Pour supprimer une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste.
  2. Cliquez sur le bouton Supprimer.
  3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton Oui.

Impression d’une pièce de vente

Le bouton Imprimer vous permet de lancer directement l’impression de la pièce commerciale sélectionnée. Vous pouvez sélectionner dans la liste un format d’impression à utiliser (format A4, BF

Mise en page

Aperçu d’une pièce de vente

Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l’imprimer, cliquez sur le bouton Aperçu.

La pièce commerciale s’affichera telle qu’elle s’imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu Dossier – commande options puis états paramétrables).

Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression. Utilisez le bouton  et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.

Mise en page

Validation d’une pièce de vente

  1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la dans la liste.
  2. Cliquez sur le bouton Valider.
  3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton Oui.
  4. Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton OK.

Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l’imprimer.

Conséquence de la validation

Bons de livraison

La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la ou des commande(s) correspondante(s).

Factures

La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s’il s’agit d’une facture directe. Une facture directe est une facture qui n’est pas issue d’un bon de livraison.

Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d’avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.

Avoirs

Il existe deux types d’avoirs :

  • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d’affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
  • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant.

 

Transfert d’une pièce commerciale

Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente de plusieurs façons :

  • Cliquez directement sur le bouton Transférer. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur OK.
    La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche. Cliquez sur le bouton OK pour valider.
    Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.
  • Activez la commande Top Facture du menu Ventes. Cet assistant vous aide à transférer une pièce commerciale.

Règlement d’une pièce commerciale

Le menu déroulant accessible à partir de ce bouton vous permet de réaliser plusieurs opérations :

Duplication d’une pièce commerciale sélectionnée

Cette commande Dupliquer vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu’une nouvelle pièce a été générée.

Accès à la fiche du représentant

Uniquement disponible si vous avez souscrit au contrat Standard et Premium.

Cette commande Ouvrir le représentant vous permet de consulter la fiche du représentant défini pour cette pièce.

Accès à la fiche client

Cette commande Ouvrir le client vous permet de consulter la fiche du client pour lequel la pièce commerciale a été saisie.

Génération de l’écriture associée

Cette commande Générer l’écriture permet de générer l’écriture d’une pièce commerciale client (avoir et facture) et de la comptabiliser.

Cette commande est également accessible depuis le menu contextuel (clic droit).
  1. Sélectionnez l’avoir ou la facture à comptabiliser.
  2. Cliquez sur le bouton Générer l’écriture situé dans la barre d’actions.

Un message vous informe que la pièce a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Ouverture de l’écriture générée

Cette commande Ouvrir l’écriture permet de visualiser l’écriture enregistrée pour une pièce.

  1. Sélectionnez la pièce souhaitée.
  2. Cliquez sur le bouton Ouvrir l’écriture situé dans la barre d’actions.
    Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce.
  3. Vous pouvez alors modifier l’écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
    • Journal,
    • Libellé (du mouvement et de la ligne),
    • Commentaire,
    • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
    • Référence du pointage/lettrage,
    • Code analytique,
    • Quantité,
    • Rubriques personnalisées (Infos perso).
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ouverture de l’écriture d’irrécouvrabilité

Si une pièce est irrécouvrable, vous pouvez consulter l’écriture associée.

Cette commande est également accessible depuis le menu contextuel (clic droit).
  1. Sélectionnez la pièce concernée.
  2. Cliquez sur le bouton Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité situé dans la barre d’actions.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures d’irrécouvrabilité de la pièce commerciale.

Options de la liste

Le bouton Options  de la liste vous permet d’activer certaines commandes.
La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu Contextuel (clic-droit). :

  • Afficher le détail : cette option permet d’afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d’échéance, type d’échéance, mode de règlement, montant échéance etc.). Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n’apparaît plus.
    1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l’aperçu.
    2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu.
      L’aperçu s’affiche à droite de la liste. Vous pouvez l’imprimer en faisant directement un clic-droit dans l’aperçu et en choisissant la commande Imprimer l’image. En choisissant une autre pièce dans liste, l’aperçu correspondant s’affichera immédiatement.
    3. Pour ne plus afficher l’aperçu, sélectionnez à nouveau l’option. La coche placée devant n’apparaît plus.Afficher l’aperçu : cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l’état standard d’une pièce commerciale.
  • Affiner la sélection : cette fonction permet d’afficher des options supplémentaires afin d’affiner l’affichage.Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s’affiche, en dessous des boutons.
    • Vous pouvez afficher les pièces de Tous les clients ou d’un client préalablement sélectionné.
    • Les boutons flèches  et  vous permettent d’afficher respectivement le client précédent et le client suivant.
    • Indiquez dans les zones Période du … au, une fourchette de dates à prendre en compte. L’icône  affiche le calendrier. L’icône  affiche une liste déroulante de dates pré-définies (date du jour, date de travail).
    • Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone Critères.

 


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