Gérer la liste des factures fournisseurs

Cette liste répertorie toutes les factures fournisseurs.

Achats > Factures

Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :

soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande,
soit à partir d’un bon de réception validé,
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ni de bon de réception.

Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier, supprimer ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d’acompte, etc.).

Les commandes

	créer une facture
	modifier une facture Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre Facture s’affiche. Effectuez les modifications puis cliquez sur OK pour valider. Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
	supprimer une facture Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton Oui.
	lancer l’impression d’une facture Le bouton Imprimer vous permet de lancer directement l’impression de la pièce commerciale sélectionnée. Vous pouvez sélectionner dans la liste un format d’impression à utiliser (format A4, BF A4 C BLEU, etc.).
	lancer l’aperçu d’une facture Si vous souhaitez visualiser la facture avant de l’imprimer, cliquez sur le bouton Aperçu. La pièce commerciale s’affichera telle qu’elle s’imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu Dossier – commande options puis états paramétrables). Une fenêtre affiche l’aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
	valider une facture Ce bouton vous permet de valider une ou plusieurs facture(s). Pour valider une facture, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton Oui. Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton OK.
	saisir un règlement Le menu déroulant accessible à partir de ce bouton vous permet de réaliser plusieurs opérations : saisir un règlement régler automatiquement une facture Pour régler automatiquement une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le menu déroulant du bouton [Régler] pour activer la commande régler automatique…. Un message vous demande de confirmer le règlement automatique de la facture. Cliquez sur le bouton Oui. A la fin du traitement, un message vous indique la référence du règlement généré. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre. enregistrer un acompte annuler un acompte
	transférer une facture (en avoir) Cliquez directement sur le bouton . Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur OK. La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.
	activer les options relatives à la facture depuis la barre d’actions Le bouton [Options] vous permet d’activer certaines commandes (dupliquer, générer un abonnement, etc.). La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu Contextuel. dupliquer une facture Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu’une nouvelle facture a été générée. générer un abonnement considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de « décomptabiliser » une pièce commerciale déjà comptabilisée. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur Oui pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. considérer comptabilisée Ce traitement vous permet de comptabiliser une pièce commerciale non comptabilisée. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur Oui pour valider. ouvrir le fournisseur Cette commande vous permet de consulter la fiche du fournisseur pour lequel la facture a été saisie. ouvrir le représentant Cette commande vous permet de consulter la fiche du représentant de la facture.
	générer l’écriture Cette commande permet de générer l’écriture d’une facture fournisseur et de la comptabiliser. Sélectionnez la facture à comptabiliser. Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture. Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.
	ouvrir l’écriture Cette commande permet de visualiser l’écriture enregistrée pour la facture fournisseur. Sélectionnez la facture du fournisseur. Faites un clic droit puis choisissez la commande Ouvrir l’écriture. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l’écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : Journal, Libellé (du mouvement et de la ligne), Commentaire, N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier, Référence du pointage/lettrage, Code analytique, Quantité, Rubriques personnalisées (Infos perso). Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)

Générer l’écriture

Cette commande permet de générer l’écriture d’une facture fournisseur et de la comptabiliser.

Sélectionnez la facture à comptabiliser.
Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture.

Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

Ouvrir l’écriture

Cette commande permet de visualiser l’écriture enregistrée pour la facture fournisseur.

Sélectionnez la facture du fournisseur.
Faites un clic droit puis choisissez la commande Ouvrir l’écriture.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce commerciale.
Vous pouvez alors modifier l’écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
- Journal,
- Libellé (du mouvement et de la ligne),
- Commentaire,
- N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
- Référence du pointage/lettrage,
- Code analytique,
- Quantité,
- Rubriques personnalisées (Infos perso).
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].