Le principe de création d’un devis est similaire à celui d’une commande, d’une facture, d’un avoir, d’un bon de livraison. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
- A partir de la liste de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . La fenêtre qui s’affiche vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.
Ventes > sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer >
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale - Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
- Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande…)
- Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures…)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce.
Entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu Dossier > Paramètres > Numérotation > zone Codes pièces > Clients.
- Si ce paramétrage est effectué, le Numéro de la pièce s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
- Renseignez la Date de la pièce commerciale (date de travail par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu Dossier > Paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe.
- Indiquez le Mode de paiement que le client utilise pour vous régler.
- Si vous créez :
- un avoir, une facture, une facture d’acompte ou un bon de livraison, saisissez la Date d’échéance de la pièce commerciale
- un devis, renseignez dans le champ Date de validité la date à partir de laquelle le document expire. Lorsque la date de validité d’un devis expire, le statut du devis devient A relancer dans la liste des devis.
- une commande, renseignez la Date de livraison ainsi que la référence de la commande chez le client dans le champ Réf. cde
- Dans la zone Informations client, sélectionnez le code du Client (). Le nom de la société est rappelé.
Le Code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n’est pas renseignée.
- Lors de la saisie d’une commande, cochez la case Accusé de réception si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail.
Vous pouvez informer vos clients que leurs commandes ont bien été enregistrées en leur faisant parvenir un accusé de réception via votre messagerie. - Précisez le Représentant chargé de l’affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
- Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
- Saisissez éventuellement une Remarque.
- Indiquez la référence de la commande.
- Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client s’affiche automatiquement.
Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlement en cliquant sur le bouton Liste
. - Saisissez la date de livraison de la pièce.
Corps de la pièce commerciale
- Renseignez l’onglet Lignes.
- Passez à l’onglet Pied.
- Complétez l’onglet Infos tiers.
- Pour les pièces commerciales multi-échéances, renseignez l’onglet Échéances.
- Saisissez dans l’onglet Observations toutes les informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n’apparaîtront pas sur le document final.
Vous pouvez également activer différentes commandes (Copier, Tout sélectionner, Aller à la ligne, etc.) par le menu Contextuel (clic droit). Sélectionnez la commande propriétés de la liste du menu Contextuel pour paramétrer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la fenêtre de la pièce commerciale.
Les Totaux du pied vous informent des valeurs totales de la pièce commerciale. Vous pouvez continuer à saisir les renseignements ; les totaux sont remis à jour au fur et mesure de la saisie.
Palette d’informations
Les palettes d’informations pièces commerciales sont disponibles par le menu contextuel et permettent d’accéder aux informations suivantes :
- Totaux du pied
- Totaux de la ligne
- Rentabilité de la pièce
- Stick de l’article
- Grille de tarif article
- Graphique de rentabilité
Validation d’une pièce commerciale
- Pour valider une pièce commerciale, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
- Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton .
- Un autre message vous indique que la validation s’est bien déroulée. Cliquez sur le bouton .
Saisie ou annulation d’acompte
En création d’une pièce commerciale, vous pouvez :
Transfert de la pièce commerciale en avoir
- Transférez la pièce en avoir ().
- Sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez transférer en avoir.
- Validez le transfert ().
La fenêtre Confirmation du transfert s’affiche. - Confirmez ce transfert ().
Un message vous informe par la suite que le transfert s’est bien effectué.
Génération de l’écriture
Le bouton permet de générer l’écriture d’une pièce et de la comptabiliser.
- Sélectionnez la pièce à comptabiliser.
- Faites un clic droit et choisissez la commande Générer l’écriture (ou dans la barre d’actions).
Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.
Accès à l’écriture
Depuis la liste des pièces commerciales clients, vous pouvez visualiser l’écriture enregistrée pour une pièce.
- Sélectionnez la pièce souhaitée dans la liste.
- Accédez à l’écriture correspondante ( situé dans la barre d’actions). Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures de la pièce.
- Vous pouvez alors modifier l’écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables. - Enregistrez.
Consultation de l’écriture d’irrécouvrabilité
Si une pièce est irrécouvrable, vous pouvez consulter l’écriture associée.
- Sélectionnez la pièce concernée.
- Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d’écritures d’irrécouvrabilité de la pièce commerciale. - Validez et enregistrez la pièce commerciale (). Vous pouvez aussi la fenêtre en cours.
Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton . Le logiciel enregistre la pièce commerciale puis revient à la liste de la pièce commerciale en cours.
Vous ne pouvez plus créer de factures et avoirs ainsi que saisir des acomptes sur une période où les écritures ont été envoyées à votre expert-comptable avec le mode d’échanges Sage Production Expert.
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