Gestion commerciale

Créer un client


La facturation électronique interviendra à partir du 1er juillet 2024 pour les entreprises françaises assujetties à la TVA.
Préparez-vous dès maintenant à ce changement. Mettez tout en œuvre pour mettre en conformité votre comptabilité avec cette nouvelle exigence.

La facturation électronique nécessite la présence obligatoire de certaines informations. Commencez par vérifier qu’elles sont présentes dans les fiches des clients enregistrés et sinon renseignez-les :

 

Modification en masse
En fonction des éléments à compléter dans une fiche client, modifiez en masse plusieurs fiches en leur attribuant une même valeur commune. Par exemple, attribuez à tous vos clients :
  • professionnels, le type client Professionnel.
  • français, le code pays FR.

Listes > Clients > bouton Créer

Entête

Utilisez l’Annuaire d’entreprises pour compléter automatiquement certaines informations dans les fiches des tiers français.

Identification

Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d’identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu Dossier – commande Paramètres – Numérotation – zone Codes bases.

  1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s’affiche automatiquement.
    Dans le cas contraire, saisissez-le.
  2. Saisissez le Nom du client.
  3. Catégorisez le type de client.
    Facturation électronique
    La catégorisation des clients est indispensable pour l’émission / réception de factures électroniques.
  4. Renseignez obligatoirement le numéro de SIRET. Il s’agit du numéro qui identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise.
    Facturation électronique
    Le numéro SIRET du client est indispensable pour l’émission / réception de factures électroniques.
  5. Indiquez le NII du client/prospect utilisé lors d’une opération commerciale avec la CEE.
  6. Sélectionnez  le code du Représentant.
    Le nom correspondant au code sélectionné s’affiche.
    L’affectation d’un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d’affaires ou sur les encaissements.
  7. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d’activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le chiffre d’affaires par famille.
  8. Il est possible d’établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
  9. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué :
    • Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour lister les clients pour lesquels vous avez coché cette case.
    • Vous pouvez aussi demander l’affichage systématique d’un message informant qu’un client est déclaré bloqué en cochant l’option correspondante dans le menu Dossier – commande Paramètres – Facturation – onglet Saisies – alertes sur les pièces commerciales.
    • Vous pouvez modifier les paramètres (menu Dossier – commande Paramètres – Facturation – onglet Saisies – Gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu’il dépasse l’encours autorisé.
  10. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l’édition des relevés de comptes.

Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l’état de relevé de comptes.

Informations financières

  1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez un crédit maximum alloué au client.
    Lors de la saisie d’une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
  2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n’ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
    Le crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l’encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.
  3. Cliquez sur le bouton    pour sélectionner le Mode de paiement.
    Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque.
    Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
  4. Renseignez les onglets suivants :
    Onglet Adresses
    Onglet Complément
    Onglet Contacts
    Onglet Relations Clients
    Onglet Banque
  5. Cliquez sur le bouton OK pour valider et enregistrer la fiche.

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