Comptabilité

Encaissement et Paiement


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ou Traitements > TVA

Encaisser un règlement client ou payer un règlement à un fournisseur

Les guides de saisie Paiement et Encaissement permettent d’enregistrer respectivement les règlements à vos fournisseurs et ceux de vos clients.

Le principe est similaire à l’enregistrement des factures Clients ou Fournisseurs mais quelques particularités viennent s’y ajouter.

La liste des écritures non lettrées

Afin de faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage, dès que vous saisissez le numéro du compte Fournisseur ou celui du compte Client, votre logiciel affiche la liste des écritures non lettrées de ce compte.

Lorsque la liste est présentée :

  1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer.
    Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche <Ctrl> et en cliquant sur les lignes concernées.
  2. Cochez la case Lettrage à la validation de l’écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement.
  3. Cliquez sur le bouton Régler.

Le logiciel bascule alors le mouvement sélectionné en saisie de paiement ou d’encaissement, hormis les renseignements suivants qu’il vous faut compléter : la Date du règlement, le Libellé, le N° de Pièce et le numéro de compte Banque.

Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer :

  1. Cliquez sur le bouton Annuler.
  2. Renseignez les différentes zones de la pièce.

Les régimes de TVA

Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère.

  • Saisie Encaissement ou Encaisser un montant
    Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA – TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.
    Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Encaissement ou avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée.
  • Saisie Paiement ou Régler un montant
    Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA – TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture.
    Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiement ou avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible.
  • Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur – onglet Fournisseur)
    Il est possible d’indiquer dans la fiche d’un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA – TVA sur les achats.

Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur).
La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture

Gestion automatique des escomptes

  1. Lors de la saisie de l’encaissement ou du paiement, indiquez le montant réellement réglé dans la zone Montant réglé.
  2. L’escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
  4. Dans la fenêtre Gestion de l’écart sur le règlement, sélectionnez l’option de votre choix (Règlement partiel ou supérieur, Escompte accordé, Perte ou Profit) puis cliquez sur OK.

Après enregistrement de l’encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures, vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte ou en perte et profit.

Utilisation des chéquiers

Vous pouvez utiliser le mode de paiement par chèque lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en saisie guidée.

Saisie des chéquiers

Pour utiliser ce mode de paiement vous devez répertorier les numéros de chèques de chacun des chéquiers utilisés.

Utilisation en saisie guidée

  1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste  situé à la fin de la zone Paiement.
  2. Dans la fenêtre Mode de paiement, sélectionnez chèque.
  3. Cliquez sur OK.

Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA

Vérifiez au préalable les comptes de TVA à utiliser par défaut dans les paramètres TVA, au niveau de l’onglet TVA.

Une fois que vous avez sélectionné une option et cliqué sur le bouton OK, la fenêtre Paiement ou Encaissement s’affiche. Quel que soit le type d’écriture de TVA que vous saisissez, le principe est identique.

  1. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type trésorerie. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l’icône  puis sélectionnez le journal adéquat.
  2. Selon le type d’écriture que vous enregistrez, le compte de TVA correspondant est proposé. Par défaut, votre logiciel indique le compte :
    • 445510 – TVA à décaisser pour une écriture de paiement de TVA.
    • 445830 – Remboursement de TVA demandé pour une écriture de remboursement de TVA.
    • 445810 – Acompte de TVA pour une écriture de paiement d’acompte de TVA. Uniquement en régime simplifié et en déclaration trimestrielle.
  3. Si le compte à utiliser est différent, allez dans les paramètres TVA de votre société afin de le modifier.
  4. Saisissez la date de l’écriture si elle est différente de la date du jour.
  5. Sélectionnez à l’aide de l’icône  le mode de paiement utilisé pour payer ou encaisser le règlement.
  6. Dans la zone N° pièce, attribuez éventuellement un numéro à la pièce (sur 15 caractères alphanumériques maximum). Ce numéro facilite la recherche et l’identification de l’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s’incrémente automatiquement.
  7. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite dans la liste des écritures, sur les éditions. Modifiez à votre convenance le libellé proposé par défaut.
    Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l’écriture.
  8. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l’opération. L’icône  permet d’en affecter plusieurs.
  9. En saisie Paiement ou Remboursement de TVA uniquement, le montant est calculé automatiquement en fonction de votre écriture d’OD de TVA.
  10. Dans la zone Compte de banque, indiquez le compte de trésorerie sur lequel sera ventilé l’écriture de paiement ou de remboursement.
  11. Sélectionnez le mode d’enregistrement de l’écriture en : BrouillardValidation ou Simulation puis cliquez sur le bouton OK.

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