Gestion commerciale

Créer un format d’importation


Un format d’importation est nécessaire pour l’intégration de données issues d’Excel ou d’un autre logiciel. Cette commande sera donc utilisée pour la création des différents format comme celui des tiers, des articles ou des pièces commerciales par exemple.

Plusieurs formats d’importation sont disponibles ; cependant les fichiers texte (CSV ou délimités) sont certainement les plus simples à utiliser. La procédure décrite ci-dessous illustre la création d’un format d’importation pour un fichier texte.

Création du format d’importation

La création d’un format d’importation débute comme suit :

  1. Accédez à la liste des imports paramétrables.

    Dossier > Options > Imports paramétrables

  2. Créez un nouveau format d’importation.
  3. Sélectionnez le format à créer (Import des piècesImport des règlements, …).
  4. Validez ce choix (OK).

Configuration du format d’importation

Le modèle est à présent créé. Il doit encore être configuré en suivant l’assistant :

  1. Sélectionnez le fichier texte à importer.
  2. Déterminez le type du fichier ou utilisez la fonctionnalité Détecter automatiquement.
  3. Passez à la page suivante de l’assistant Suivant.
  4. Définissez les paramètres liés au type de fichier à importer (dans ce cas, fichier texte) ;
    • Séparateur de rubriques ;
    • Séparateur d’enregistrements ;
  5. Passez à la page suivante de l’assistant Suivant.

Définition des options globales

Cette étape permet de définir les formats qui seront repris par défaut dans les rubriques.

  1. Renseignez les lignes éventuelles à ignorer en début et en fin de fichier (exemple : ligne de titre des colonnes).
  2. Configurez le Format des nombres.
  3. Définissez le Format des dates.
  4. Associez la valeur au Format Booléen.
  5. Passez à la page suivante de l’assistant Suivant.

Configuration des rubriques à importer

Cette étape permet d’associer la liste des rubriques aux informations contenues dans le fichier texte. L’association s’effectue comme suit :

  1. Positionnez-vous sur la Rubrique 1.
  2. Modifiez les propriétés. Le bouton Modifier ouvre la fenêtre Propriétés de la rubrique.
  3. Pour plus de lisibilité, indiquez le type de données de la première colonne dans le Nom de la rubrique.
  4. Sélectionnez la Destination.
  5. Identifiez le Type de données dans la liste.
  6. Configurez les Options en fonction du type sélectionné.
  7. Répétez les opérations ci-dessus pour toutes les colonnes de données à traiter dans le fichier d’importation.
  8. Passez à la page suivante de l’assistant Suivant après avoir associé toutes les rubriques à importer.
Certains champs doivent obligatoirement être mentionnés dans le fichier d’importation des pièces commerciales : le type de ligne (E ou L), le type de pièce, la date de la pièce, le code client et le code article. Plus d’informations à ce sujet sont dispensées dans les articles consacrés aux formats des documents à importer (Format d’importation des pièces commerciales, Format d’importation des règlements).

Vous pouvez ignorer le contenu d’une colonne : il suffit de ne pas la lier à une rubrique.

Définition des valeurs par défaut

Cette étape permet de définir éventuellement les rubriques pour lesquelles l’importation reprendra automatiquement les valeurs par défaut fixée par le programme. L’ajout des rubriques s’effectue par le bouton Créer.

Après avoir défini ces rubriques si nécessaire, passez à la page suivante de l’assistant Suivant.

Essai et enregistrement

Cette dernière étape permet de tester la configuration qui vient d’être mise en place et de l’enregistrer.

  1. Saisissez le Nom de l’import.
  2. Contrôlez éventuellement la configuration mise en place Contrôler uniquement.
  3. Importez éventuellement directement le contenu du fichier dans le dossier Exécuter l’importation.
  4. Enregistrez le format d’importation nouvellement créé Enregistrer.

 


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