Structurer le fichier d'importation des pièces commerciales

Les pièces commerciales peuvent être importées dans Sage 50 à condition de répondre à une structure de fichier déterminée. Bien que l’importation peut traiter différents types de fichiers, les fichiers au format texte restent les plus aisés à mettre en place ; ils offrent l’avantage de pouvoir être ouverts en Excel pour une meilleure manipulation.

Seules les pièces commerciales de type vente peuvent être importées.

L’exemple ci-dessous illustre donc un fichier d’importation des pièces commerciales au format texte délimité avec :

Séparateur de champ : Tabulation ;
Séparateur d’enregistrement : Retour chariot ;
Extension : txt ;
Encoding : Extended Windows ANSI, Unicode.

Une FAQ globale à tous les types d’importation de données dispense plus d’informations sur ces fichiers texte.

Chaque document correspond à une pièce commerciale et est composé de deux parties :

Une ligne d’en-tête ;
Une ou plusieurs ligne(s) de détail.

Ligne d’en-tête

Une ligne d’en-tête est identifiée en début d’enregistrement par la lettre E.

Chaque ligne d’en-tête :

Peut contenir plusieurs champs
- De longueurs variables ;
- Séparés par des tabulations ;
Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique	Type (Contrainte)	Valeurs Admises Commentaires
(*)Type de ligne	Texte	E = En-tête
(*)Type de pièce	Texte (35)	Devis Commande Bon de livraison Facture Avoir
Numéro de pièce	Texte (13)
(*)Date de la pièce	Date (JJ/MM/AAAA)
(*)Code client	Texte (13)
Nom client	Texte (50)
Adresse 1	Texte (35)
Code postal	Texte (10)
Ville	Texte (35)
Pays	Texte (35)	Nom du pays du client utilisé si le code pays n’est pas renseigné
Nom du contact	Texte (35)
Code mode de paiement	Texte (20)
Date d’échéance	Date JJ/MM/AAAA
Date de livraison pièce	Date JJ/MM/AAAA
Type de remise pièce	Entier (1)	0=taux / 1=montant
Taux remise pièce	Décimal
Mt remise pièce	Décimal
Taux Escompte	Décimal
Statut devis	Texte (35)	Création automatique lors de l’importation s’il n’existe pas
Port Sans TVA	Décimal
Port Soumis TVA	Décimal
Taux TVA Port soumis	Décimal

La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l’en-tête d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Ligne(s) de détail

Les lignes de détail sont identifiées en début d’enregistrement par la lettre L.

Chaque ligne d’en-tête :

Peut contenir plusieurs champs
- De longueurs variables ;
- Séparés par des tabulations ;
Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique	Type (Contrainte)	Valeurs Admises Commentaires
(*)Type de ligne	Texte	L = Lignes
(*) Code article	Texte (15)	Vide si commentaire ou sous-total
Quantité	Décimal
PU HT	Décimal	PU HT de l’article (calculé si facturation TTC)
PU TTC	Décimal	PU TTC de l’article (calculé si facturation HT)
Taux TVA	Décimal
Ligne commentaire	Texte (3)	Oui / Non
Description	Texte
Taux TPF	Décimal
Date livraison	Date JJ/MM/AAAA
Type remise ligne	Entier (1)	0=taux 1=montant
N° ligne	Entier

La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans les lignes d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Vérifications réalisées sur le contenu

Toutes les valeurs utilisées dans les fichiers d’importation doivent exister dans les bases de données de Sage 50. Il est donc impératif de créer ou d’importer les éléments qui composent le fichier avant de procéder à l’importation.

Cette vérification est opérée sur les éléments suivants :

Code du représentant	Tarif client	Code de l’article
Code du client	Nom du contact	Taux TVA
Code du prospect	Code du mode de paiement	Taux TPF
Forme juridique	Code affaire	Code du dépôt
Code pays	Statut du devis	Unité

La date de la pièce doit être supérieure ou égale à la date de début de la période de saisie.

Le numéro de la pièce ne doit pas exister dans la base de données.

Numérotation automatique des pièces

Si la valeur du numéro de pièce est laissée vide, la numérotation des pièces s’effectue automatiquement lors de l’importation des documents en fonction des paramètres de numérotation.