Gestion commerciale

Structurer le fichier d’importation des pièces commerciales


Les pièces commerciales peuvent être importées dans Sage 50 à condition de répondre à une structure de fichier déterminée. Bien que l’importation peut traiter différents types de fichiers, les fichiers au format texte restent les plus aisés à mettre en place ; ils offrent l’avantage de pouvoir être ouverts en Excel pour une meilleure manipulation.

Seules les pièces commerciales de type vente peuvent être importées.

L’exemple ci-dessous illustre donc un fichier d’importation des pièces commerciales au format texte délimité avec :

  • Séparateur de champ : Tabulation ;
  • Séparateur d’enregistrement : Retour chariot ;
  • Extension : txt ;
  • Encoding : Extended Windows ANSI, Unicode.

Une FAQ globale à tous les types d’importation de données dispense plus d’informations sur ces fichiers texte.

Chaque document correspond à une pièce commerciale et est composé de deux parties :

Ligne d’en-tête

Une ligne d’en-tête est identifiée en début d’enregistrement par la lettre E.

Chaque ligne d’en-tête :

  • Peut contenir plusieurs champs
    • De longueurs variables ;
    • Séparés par des tabulations ;
  • Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique Type
(Contrainte)
Valeurs Admises
Commentaires
(*)Type de ligne Texte E = En-tête
(*)Type de pièce Texte
(35)
Devis
Commande
Bon de livraison
Facture
Avoir
Numéro de pièce Texte
(13)
(*)Date de la pièce Date
(JJ/MM/AAAA)
(*)Code client Texte
(13)
Nom client Texte
(50)
Adresse 1 Texte
(35)
Code postal Texte
(10)
Ville Texte
(35)
Pays Texte
(35)
Nom du pays du client utilisé si le code pays n’est pas renseigné
Nom du contact Texte
(35)
Code mode de paiement Texte
(20)
Date d’échéance Date
JJ/MM/AAAA
Date de livraison pièce Date
JJ/MM/AAAA
Type de remise pièce Entier
(1)
0=taux / 1=montant
Taux remise pièce Décimal
Mt remise pièce Décimal
Taux Escompte Décimal
Statut devis Texte
(35)
Création automatique lors de l’importation s’il n’existe pas
Port Sans TVA Décimal
Port Soumis TVA Décimal
Taux TVA Port soumis Décimal

 

La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l’en-tête d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Ligne(s) de détail

Les lignes de détail sont identifiées en début d’enregistrement par la lettre L.

Chaque ligne d’en-tête :

  • Peut contenir plusieurs champs
    • De longueurs variables ;
    • Séparés par des tabulations ;
  • Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique Type
(Contrainte)
Valeurs Admises
Commentaires
(*)Type de ligne Texte L = Lignes
(*) Code article Texte
(15)
Vide si commentaire ou sous-total
Quantité Décimal
PU HT Décimal PU HT de l’article (calculé si facturation TTC)
PU TTC Décimal PU TTC de l’article (calculé si facturation HT)
Taux TVA Décimal
Ligne commentaire Texte
(3)
Oui / Non
Description Texte
Taux TPF Décimal
Date livraison Date
JJ/MM/AAAA
Type remise ligne Entier
(1)
0=taux
1=montant
N° ligne Entier
La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans les lignes d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Vérifications réalisées sur le contenu

Toutes les valeurs utilisées dans les fichiers d’importation doivent exister dans les bases de données de Sage 50. Il est donc impératif de créer ou d’importer les éléments qui composent le fichier avant de procéder à l’importation.

Cette vérification est opérée sur les éléments suivants :

Code du représentant Tarif client Code de l’article
Code du client Nom du contact Taux TVA
Code du prospect Code du mode de paiement Taux TPF
Forme juridique Code affaire Code du dépôt
Code pays Statut du devis Unité

La date de la pièce doit être supérieure ou égale à la date de début de la période de saisie.

Le numéro de la pièce ne doit pas exister dans la base de données.

Numérotation automatique des pièces

Si la valeur du numéro de pièce est laissée vide, la numérotation des pièces s’effectue automatiquement lors de l’importation des documents en fonction des paramètres de numérotation.

Exemple de fichier

 


Cet article vous a-t-il été utile ?

Note: 2.0/5. De 3 votes.
Veuillez patienter…

Consultez toutes nos ressources.