Les règlements peuvent être importés dans le produit Sage 50 à la condition de répondre à une structure de fichier déterminée. Bien que l’importation peut traiter différents types de fichiers, les fichiers au format texte restent les plus aisés à mettre en place ; ils offrent l’avantage de pouvoir être ouverts en Excel pour une meilleure manipulation.
Seuls les règlements clients peuvent être importés.
L’exemple ci-dessous illustre donc un fichier d’importation des pièces commerciales au format texte délimité avec :
- Séparateur de champ : Tabulation ;
- Séparateur d’enregistrement : Retour chariot ;
- Extension : txt ;
- Encoding : Extended Windows ANSI, Unicode.
Une FAQ globale à tous les types d’importation de données dispense plus d’informations sur ces fichiers texte.
Chaque document correspond à une pièce commerciale et est composé de deux parties :
- Une ligne d’en-tête ;
- Une ou plusieurs ligne(s) de détail.
Ligne d’en-tête
Une ligne d’en-tête est identifiée en début d’enregistrement par la lettre E.
Chaque ligne d’en-tête :
- Peut contenir plusieurs champs
- De longueurs variables ;
- Séparés par des tabulations ;
- Se termine par un retour à la ligne.
Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :
| Rubrique | Type (Contrainte) |
Valeurs Admises Commentaires |
|---|---|---|
| (*)Type de ligne | Texte | E = En-tête |
| Numéro du règlement | Texte (13) |
|
| (*)Date du règlement | Date (JJ/MM/AAAA) |
|
| (*)Code client | Texte (13) |
|
| Mode de paiement | Texte (20) |
Code mode de paiement |
| (*)Code type de règlement | Entier | 1=Règlement 2=Acompte |
| (*)Montant du règlement | Décimal | |
| Montant des factures réglées | Décimal | Total des montants des factures dont le solde dû est positif et des avoirs dont le solde dû est négatif |
| Montant des avoirs utilisés | Décimal | Total des avoirs dont le solde dû est positif et des factures dont le solde dû est négatif |
La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l’en-tête d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.
Ligne(s) de détail
Les lignes de détail sont identifiées en début d’enregistrement par la lettre L.
Chaque ligne d’en-tête :
- Peut contenir plusieurs champs
- De longueurs variables ;
- Séparés par des tabulations ;
- Se termine par un retour à la ligne.
Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d’un astérisque sont obligatoires) :
| Rubrique | Type (Contrainte) |
Valeurs Admises Commentaires |
|---|---|---|
| (*)Type de ligne | Texte | E = En-tête |
| (*) Montant réglé sur pièce | Décimal | |
| (*) Type de pièce réglée | Texte (35) |
Facture Avoir Facture d’acompte |
| (*) N° pièce réglée | Texte (13) |
Numéro de la pièce réglée |
| Solde dû à échéance pièce réglée | Décimal | Solde dû de la pièce à l’échéance |
| Total HT pièce réglée | Décimal | Total HT de la pièce d’acompte |
| Taux TVA pièce réglée | Décimal | Taux de TVA de la pièce d’acompte |
| Total TVA pièce réglée | Décimal | Total TVA de la pièce d’acompte |
| Total TTC pièce réglée | Décimal | Total TTC de la pièce d’acompte |
| Réf. pièce réglée | Texte | Référence de la pièce d’acompte |
| (*) Type pièce origine acompte | Texte | Type de pièce sur lequel l’acompte est lié Commande Bon de livraison Facture |
| (*) N° pièce origine acompte | Texte | Numéro de la pièce sur lequel l’acompte est lié |
La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l’en-tête d’une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.
Vérifications réalisées sur le contenu
Toutes les valeurs utilisées dans les fichiers d’importation doivent exister dans les bases de données de Sage 50. Il est donc impératif de créer ou d’importer les éléments qui composent le fichier avant de procéder à l’importation.
Cette vérification est opérée sur les éléments suivants :
| Code du client | Code de la pièce réglée | Code du mode de paiement |
| Code de banque | Code de la pièce d’origine de l’acompte |
La date du règlement doit être supérieure ou égale à la date de début de la période de saisie.
Le numéro du règlement ne doit pas exister dans la base de données.
L’importation d’un règlement d’acompte se fait dans la limite du solde dû.
Une facture d’acompte est créée automatiquement lors de l’importation d’un règlement d’acompte.
Numérotation automatique des règlements
Si la valeur du numéro de règlement est laissée vide, la numérotation des règlements s’effectue automatiquement lors de l’importation en fonction des paramètres de numérotation.
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