Intégrer et comptabiliser des factures d’achat


Importez des factures d’achat que vous avez éventuellement scannées et comptabilisez les écritures d’achat dans les journaux comptables sans avoir à les saisir.

Prérequis
Vous avez préalablement activé le service connecté Sage Automatisation des achats dans votre dossier.

Intégration des factures

  1. Accédez à l’Automatisation des achats.

    Traitements > Automatisation des achats

  2. Intégrer une facture d’achat (Ajouter).
    La fenêtre Sélectionner le fichier à télécharger s’affiche.
  3. Sélectionnez le fichier puis ajoutez-le (Ouvrir).
    Pour intégrer d’autres factures, recommencez la procédure autant de fois que nécessaire.

Les factures intégrées s’affichent dans la liste. Vous pouvez comptabiliser les factures et générer l’écriture en Comptabilité.

Comptabilisation des factures

Pour comptabiliser des factures d’achat :

  1. Dans la liste, sélectionnez une facture à comptabiliser.
    L’aperçu s’affiche dans la partie droite.
  2. Démarrez la comptabilisation (Comptabiliser).
    La Saisie au kilomètre s’affiche et présente les lignes d’écritures reconnues.
  3. Vérifiez le journal d’achat sélectionné, l’ensemble de la facture et les lignes d’écritures.
  4. Saisissez les éléments manquants.
    Créez directement le fournisseurs s’il n’est pas reconnu. Pour cela, sur la ligne du fournisseur, ouvrez la liste des fournisseurs puis créez le compte manquant.
  5. Validez la comptabilisation de la facture (Enregistrer).

Les écritures d’achat sont enregistrées dans la journal d’achat et les fournisseurs sont ajoutés à la liste des tiers.
Vous pouvez comptabiliser une autre facture.

En savoir plus sur la reconnaissance des informations

Informations reconnues

Lors de l’intégration d’une facture d’achats via le service de Sage Automatisation des achats, les données comptables sont détectées automatiquement en fonction de vos paramétrages. Au fur et à mesure de l’utilisation du service, celui-ci améliore régulièrement le taux de reconnaissance.

Le code journal

Le code journal d’achat repris est celui défini par défaut dans les Paramètres de comptabilité.

Les dates

La date de l’écriture correspond à la date de la facture.

La date d’échéance correspond à la date d’échéance présente sur la facture. Lorsqu’aucune date d’échéance n’est détectée, dans ce cas, c’est la date de la facture qui est reprise.

Le numéro de pièce et libellé

Le numéro de la pièce et le libellé de l’écriture reprennent le numéro de la facture.

Les comptes

  • Le compte de fournisseur est détecté automatiquement lorsque celui-ci est présent dans le dossier. La reconnaissance du compte se fait par rapport au numéro de SIRET ou au numéro de TVA intracommunautaire (N.I.I.) présent sur la facture et dans le compte du fournisseur.
    Si le fournisseur n’existe pas, le compte peut être créé en cours de saisie. Lors de cette création, le numéro de SIRET et/ou le numéro de TVA intracommunautaire est incrémenté dans le compte.
  • Le compte de charges est repris en fonction du paramétrage du compte de charges défini dans la fiche du fournisseur.
  • Le compte de TVA est repris en fonction du paramétrage des comptes (445*) présent dans la fiche du taux de TVA identifié dans la facture.

 

Informations non reconnues

Les écritures seront à compléter manuellement avant comptabilisation si les factures présentent les informations suivantes :

  • des remises,
  • des acomptes,
  • des escomptes,
  • des frais de ports,
  • des taxes parafiscales,
  • multi-taux de TVA.

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