Comptabilité

Effectuer la saisie standard des écritures


Saisies > Saisie standard

Ce mode de saisie permet d’enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie.
Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.).

A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie d’une facture client.

Pour déplacer le curseur d’une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.

Les données de l’entête

  1. Dans les Options, choisissez si le libellé de l’écriture, affiché dans la grille de saisie, correspondra à l’Intitulé du compte ou à un Libellé libre, en cochant l’une des deux options.
  2. Sélectionnez l’option Calcul automatique pour les montants et les comptes soient saisis et calculés en automatique. Pour saisir manuellement les montants et les comptes, cliquez sur l’option Calcul manuel.
  3. Dans la zone Journal, le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l’icône d’appel de liste () ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier.
    Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.
  4. La Date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d’écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu’elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres).
  5. La zone N° de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n’est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l’identification d’écriture.
    Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s’incrémente automatiquement
  6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l’édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l’écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l’écriture, mais vous pouvez le modifier.

La grille de saisie

Saisie de la première ligne

  1. Dans la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 puis cliquez sur le bouton.Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton OK.
    • Si vous avez coché l’option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences de saisies comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte.
  2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d’écriture. Ceci est dû au fait que l’option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie est activée par défaut.
    Pour renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte, activez l’option Libellé = intitulé du compte.
  3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l’écriture. Saisissez-le.
    Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
  4. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
    • Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton  présenté en fin de zone pour en sélectionner un.

La Date d’échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le mode de paiement et la date de l’écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers.

Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l’entête de l’écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d’écriture avec la ligne d’écriture correspondant au montant TTC réglé.

Lorsque l’écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n’accédez pas à cette zone.

Les zones Date d’échéanceRéférence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l’onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n’est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d’une ligne sont affichées sur fond grisé.

La colonne Intitulé du compte est renseignée automatiquement. Vous pouvez modifier son affichage. Pour cela :

  1. positionnez votre curseur dans une cellule de cette colonne puis faites un clic droit,
  2. choisissez la commande Affichage ‘Intitulé du compte’. La fenêtre Affichage de la colonne ‘Intitulé du compte’ s’ouvre.

Saisie de la deuxième ligne

  1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton  présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée.
  2. Si l’option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d’écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l’écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d’écriture par le libellé du compte, activez l’option Libellé = intitulé du compte.

Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit.
Ceci est dû au fait que l’option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut.

Saisie de la troisième ligne

Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.

Comme pour la ligne 2 :

  • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l’écriture,
  • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.

Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l’avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur le bouton .

La saisie d’un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l’option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.

Opérations sur les lignes d’écritures

Solder l’écriture

Cette commande Solde part du principe qu’une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.

Pour éviter d’avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton Solde.

Enregistrer une contrepartie

Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, vous pouvez solder automatiquement l’écriture en affectant le solde de l’écriture au compte de contrepartie.

Insérer une ligne

Le bouton Insérer permet d’ajouter une ligne d’écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.

Effacer une ligne

Le bouton Effacer permet de supprimer une ligne d’écriture dans la fenêtre de saisie.

Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton Effacer.

Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.

Dupliquer une ligne

Ce bouton Dupliquer recopie la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.

Enregistrement des lignes d’écritures

Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.

  1. Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, choisissez l’option BrouillardValidation ou Simulation.
    Si vous n’avez pas terminé la saisie, vérifiez que l’option Brouillard est bien sélectionnée.
  2. Cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut de la fenêtre.
  3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton Oui.
    Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Voir Onglet Racines/Défauts.
  4. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.

Les boutons de la barre d’actions

  • Tout effacer permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
  • Saisir à partir d’un modèle permet de saisir des écritures à partir d’un modèle. Pour utiliser un modèle, cliquez sur ce bouton. Le logiciel ouvre une liste de modèles dans une nouvelle fenêtre et vous pouvez alors choisir le modèle souhaité.
  • Enregistrer modèle permet d’enregistrer le modèle d’écriture. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du modèle d’écriture. Une fenêtre s’affiche, indiquant que l’enregistrement s’est effectué correctement. Vous pourrez le retrouver dans la liste des modèles.
  • Enregistrer abonnement situé dans la barre d’actions permet d’enregistrer la saisie en abonnement. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du nouvel abonnement, puis cliquez sur le bouton OK. La fenêtre de périodicité s’ouvre. Entrez les paramètres puis cliquez sur le bouton OK. Une fenêtre s’affiche, indiquant que l’enregistrement s’est effectué correctement. Vous pourrez le retrouver dans la liste des abonnements.
  • La palette d’information
  • Image pour afficher l’image liée à cette écriture, cliquez sur le bouton [Image] afin d’activer l’affichage de l’image. Une zone dédiée à l’affichage de cette image apparaît à droite de la saisie des écritures.
    Lors de la saisie de vos écriture, vous pouvez coller une imageimporter une image ou passer par le scanneur ou appareil photo pour l’associer à l’écriture saisie. Cliquez sur le lien souhaité dans la zone Image pour intégrer l’image.
    Pour désactiver l’affichage de l’image, cliquez de nouveau sur ce bouton Image.

    Si vous utilisez l’application mobile Sage Capture, l’image de votre ticket de caisse, facture ou note de frais sera systématiquement associée à l’écriture générée.
  • Enregistrer l’écriture

Fermer l’écriture

Vous pouvez fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours de saisie.

  1. Vérifiez que l’option Brouillard est sélectionnée.
  2. Cliquez sur le bouton Fermer. Un message propose de sauvegarder les modifications.
  3. Cliquez sur le bouton Non si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton Oui.
  4. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton Oui.

Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Voir Onglet Racines/Défauts.

Commandes du menu Contextuel (clic-droit)

Générer un modèle de saisie

Générer un abonnement

Calcul des frais kilométriques

Affichage Intitulé du compte


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