Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrement de vos différents dépôts
Affectation d’un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l’article sont indiqués dans la fiche Article (onglet Dépôt).
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori.
- Sélectionnez à l’aide du bouton Liste
, le Dépôt favori de l’article.
Il s’agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. - Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d’articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l’article facturé est insuffisante.
- Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d’alerte sur chaque dépôt.
- Cliquez sur le bouton pour valider.
Réapprovisionnement de vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l’enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l’aide du bouton Liste 
le dépôt concerné.
Votre fournisseur « Tout pour les PC » approvisionne le dépôt de Bordeaux.
Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche Fournisseur correspondante.
Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c’est le dépôt de Bordeaux qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale. Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l’aide du bouton .
Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton .
Gestion des variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l’article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
- utiliser l’article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
- effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
- utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l’article est suffisante
- lancer la fabrication de l’article, s’il s’agit d’un article composé.
Utilisation de l’article de substitution
Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option.
Transfert d’un dépôt vers un autre dépôt
Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton 
de la pièce commerciale en cours puis activez la commande Transfert de dépôt.
Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante.
La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt de destination).
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion commerciale à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n’est que de 10.
En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen.
Utilisation d’un autre dépôt
Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale.
Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l’aide du bouton 
.
Si vous choisissez cette option, c’est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié.
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion commerciale à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n’est que de 10. En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera inchangée, c’est-à-dire de 10.
Fabrication de l’article composé
Le logiciel vous propose d’effectuer cette opération si l’article composé est en rupture de stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication.
Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande Fabriquer l’article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique…
Les mouvements de stock générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l’enregistrement de la pièce. Aucune modification n’est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock.
En saisie manuelle…
La création d’une entrée ou sortie de stock s’effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
- Dans la fenêtre de création d’un mouvement de stock (menu Listes – commande Mouvements de stock), cliquez sur le bouton .
- Dans la fenêtre qui s’affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt souhaité.
Analyse de vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, l’application vous donne la possibilité d’obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d’une gestion multi-dépôts, à savoir :
- le suivi des stocks,
- l’inventaire des articles,
- la capacité de fabrication.
Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche.
L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent est respecté.
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