Après la saisie d’une facture, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client ou fournisseur.
Ces traitements sont possibles à partir de la liste des factures clients ou fournisseurs.
Validation d’une facture
La validation est une opération irréversible.
Pour valider une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous indique que la validation s’est bien effectuée.
Conséquences de la validation d’une facture
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s’il s’agit d’une facture directe. Une facture directe est une facture qui n’est pas issue d’un bon de livraison.
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d’avoir puis créer une facture).
De plus, seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Validation de plusieurs factures
- Accédez à la liste des factures.
Ventes > Factures
ou Achats > Factures - Sélectionnez dans la liste les factures à valider. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
- La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
- La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
- Cliquez sur le bouton .
La validation est une opération irréversible. Des factures validées ne pourront plus être modifiées.
Règlement d’une facture
Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l’enregistrement d’un règlement partiel ou d’un escompte.
- Accédez à la liste des factures.
Ventes > Factures
ou Achats > Factures - Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement.
- Cliquez sur le bouton .
- La fenêtre Règlement s’affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques.
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.
Transfert d’une facture en avoir
Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures.
- Accédez à la liste des factures.
Ventes > Factures
ou Achats > Factures - Sélectionnez la facture client ou fournisseur à transférer.
- Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en avoir.
- A ce stade, un message vous demande de valider, imprimer ou régler la pièce transférée et/ou de valider, imprimer la pièce créée. Cochez les options de votre choix, puis validez en cliquant sur le bouton .
- Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante.
Un autre message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d’un transfert de facture, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée.
Transfert groupé de plusieurs factures en avoir
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir.
Ce transfert génère un avoir global pour toutes les factures transférées.
- Accédez à la liste des factures.
Ventes > Factures
ou Achats > Factures - Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
- La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
- La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
- Cliquez sur le bouton et sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en avoir.
- Confirmez le traitement.
- A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer).
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton .
Un autre message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d’un transfert de plusieurs factures, vous constatez que dans la zone Description – Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris.
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