Après la saisie d’une commande (ou le transfert d’un devis en commande), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transfert d’une commande en bon de livraison
- Sélectionnez la commande à transférer.
- Cliquez sur le bouton .
- Sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en bon de livraison.
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix.
- Validez en cliquant sur le bouton .
Un message vous indique que le transfert s’est bien déroulé et qu’un bon de livraison a bien été généré.
Lorsqu’un client est bloqué un message vous l’indique lors du transfert d’une pièce commerciale. Vous devez confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message d’alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du client Martin (client jusqu’alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n’ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d’interrompre le transfert.
Transfert partiel d’une commande en bon de livraison
Lorsque vous procédez au transfert d’une commande en bon de livraison, c’est la totalité des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Nous avons une commande de 50 articles. La livraison s’effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
- Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande à transférer en BL.
- Cliquez sur le bouton .
- Sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en bon de livraison.
- Double-cliquez sur le bon de livraison généré.
- Dans la colonne Quantité de l’onglet Lignes, la quantité indiquée est 50. Indiquez, à la place, 25.
- Cliquez sur le bouton pour valider le bon de livraison.
- Le logiciel prend en compte la différence de quantité dans la commande. En effet, dans la commande les zones Quantité Livrée et Quantité Reliquat sont automatiquement mises à jour. Les 25 articles non encore livrés s’affichent dans la colonne Qté reliquat.
La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à la commande seront validés.
Transfert groupé de plusieurs commandes en bon de livraison
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées.
- Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
- La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
- La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
- Activez le Transfert groupé en BL (accessible depuis le menu déroulant ).
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton .
Un message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Génération de BL Livrables à partir d’une ou plusieurs commandes
Transfert d’une commande en facture
Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l’objet d’un nouveau transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.
- Sélectionnez la commande à transférer.
- Cliquez sur le bouton .
- Sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en facture.
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et imprimer et/ou valider la pièce créée.
Cochez les options de votre choix. - Validez en cliquant sur le bouton .
Un message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d’un transfert de commande, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en facture. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les commandes transférées.
- Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
- La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
- La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
- Activez le Transfert groupé en facture (depuis le menu déroulant ).
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée.
- Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton .
Un message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Transfert d’une commande en bon de réception
- Sélectionnez la commande à transférer.
- Cliquez sur le bouton .
- Sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en bon de réception.
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix.
- Validez en cliquant sur le bouton .
Un message vous indique que le transfert s’est bien déroulé et qu’un bon de réception a bien été généré.
Transfert partiel d’une commande en bon de réception
Lorsque vous procédez au transfert d’une commande en bon de réception, c’est la totalité des quantités qui est affectée au bon de réception (quantité livrée = quantité commandée).
Mais, vous pouvez établir plusieurs bons de réception pour une seule et même commande.
Nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s’effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
- Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande à transférer en BR.
- Cliquez sur le bouton .
- Sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transférer en bon de réception.
- Double-cliquez sur le bon de réception généré.
- Dans la colonne Quantité de l’onglet Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25.
- Cliquez sur le bouton pour valider le bon de réception.
- Le programme prend en compte la différence de quantité dans la commande. En effet, dans la commande les zones Quantité Livrée et Quantité Reliquat sont automatiquement mises à jour. Les 25 articles non encore livrés s’affichent dans la colonne Qté reliquat.
La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de réception ou factures afférents à la commande seront validés.
Transfert groupé de plusieurs commandes en bon de réception
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de réception. Ce transfert génère un bon de réception global pour toutes les commandes transférées.
- Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
- La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
- La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
- Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en BR.
- Confirmez le traitement.
- Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée.
Cochez les options de votre choix. - Validez le transfert ().
Un message vous indique que le transfert s’est bien effectué.
Gestion des reliquats de commandes
Le logiciel gère les reliquats de commandes clients. Plusieurs cas de gestion de sont possibles.
Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
Vous ne livrez que 12 articles A.
Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
Transférez de nouveau la commande en BL.
Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider.
Vous transférez une commande de 10 articles A en BL.
Vous insérez dans la commande 5 articles B.
Pour solder la commande, validez le BL.
Transférez de nouveau la commande en BL.
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