Saisir un règlement fournisseur

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Cette commande vous permet d’effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton Régler.

Informations règlements

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu Dossier – commande Paramètres – Numérotation – zone Codes pièces – fournisseurs.

Si ce paramétrage est effectué, le Numéro du règlement s’affiche automatiquement.

1. Indiquez la Date d’émission du règlement (date du jour par défaut).

La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité (Menu Dossier commande Paramètres – Comptabilité – onglet Paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.

2. Indiquez la Date d’échéance du règlement.
   • L’icône  affiche le calendrier.
   • L’icône  affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail).
3. Sélectionnez le Fournisseur à l’aide de l’icône d’appel de liste .
4. Le mode de paiement attribué au fournisseur lors de sa création s’affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier.
   Si le mode de paiement est de type chèque et que plusieurs chéquiers sont enregistrés sur votre compte de banque, vous pouvez cliquer sur l’icône  pour choisir un autre chéquier que celui attribué par défaut.
5. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
   Lorsque le mode de paiement est de type Chèque avec gestion des numéros de chèques, cette zone affiche le N° de chéquier qui sera utilisé pour ce règlement.
6. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton  pour noter une observation.
   ExempleDans le cas d’un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque.
   S’il s’agit d’un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
7. Si le mode de paiement est de type Virement (VIR) :
   Si vous souhaitez effectuer un virement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au virement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du virement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.
   Pour que cette option relative au virement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Virement (VIR). Pour plus de détails sur les virements SEPA, voir Virements fournisseurs.

Montant

1. Si vous avez activé la commande Régler depuis la Liste des factures fournisseurs, le montant du règlement s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n’est pas obligatoirement le montant d’une seule facture.
   Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.

Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.

2. L’écart de règlement s’affiche dans la zone Reste à ventiler.
   ExempleVous saisissez le règlement d’une facture dont le montant est de 150 €.

   Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.

   L’écart sera de 1 et s’affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.

3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L’escompte correspond à l’attribution d’une remise financière accordée pour paiement immédiat.
   exempleVous avez enregistré une facture de 152 € TTC en mentionnant sur la facture « Escompte de 2 % pour paiement anticipé ». Vous recevez un règlement par anticipation de 149 € TTC. Vous devez donc lors de l’enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n’est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l’escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone).

   Si vous avez directement saisi le taux d’escompte lors de l’établissement d’une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l’escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
   Si vous mentionnez une deuxième fois l’escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.

Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées…

Dans ce cas, le logiciel vous signale l’écart et vous propose d’effectuer certaines opérations.

Règlement partiel

La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.

Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu’à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.

La facture réglée partiellement pourra faire l’objet d’un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû.

Solder

La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers).

Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées…

Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d’effectuer certaines opérations.

Solder

La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers).

Ventiler

Le programme vous informe de l’origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d’avoir qui suit le dernier créé.

Générer un avoir

La (ou les) facture(s) seront réglée(s).

5. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer le règlement.

Échéances factures et avoir validés non réglés

Dans cette zone, vous retrouvez l’ensemble des factures et avoirs validés non réglés.

1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s’affiche automatiquement dans la colonne Montant.
   Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
   Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s’affiche cliquez sur le bouton  tout en conservant la touche <Shift> de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton  pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.

Régler une facture à l’aide de plusieurs avoirs

Vous pouvez régler une facture fournisseur à l’aide d’un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture.

1. Dans la liste des règlements (menu Achats – commande Règlements) cliquez sur le bouton Créer.
2. Sélectionnez le fournisseur concerné.
3. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
   Appuyez sur la touche <Ctrl> puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le montant du règlement.

Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.

4. Cliquez sur OK pour valider.

Les Montants à régler du pied ( factures, avoirs) vous informent des valeurs totales du règlement.
Vous pouvez continuer à saisir les informations ; les totaux sont remis à jour au fur et mesure de la saisie.

Après avoir indiqué toutes les informations, enregistrez le règlement en cliquant sur le bouton OK.

La barre des listes

Les colonnes affichées

Pour modifier l’affichage des colonnes, ouvrez le menu contextuel (clic droit sur l’entête d’une colonne) puis sélectionnez la commande Modifier les colonnes.

La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre.