Gestion commerciale

Générer une lettre de relance


La fonction Relance affiche la liste des pièces contenant un encours client dont l’échéance est dépassée.

A partir de cette fonction, vous pouvez :

  • générer automatiquement des lettres de relance pour chacune des pièces
  • imprimer les lettres de relance et les envoyer par e-mail aux clients concernés

La fonction Relance affiche les types de pièces suivants :

Type de pièce Affichage dans la fonction Relance
Factures et avoirs clients (validés et non-validés)
Ecritures comptables contenant un compte client
Ecritures lettrées
Ecritures comptables liées à une pièce commerciale

Les pièces relatives aux clients dont vous avez coché l’option Ne pas relancer (Fiche client > onglet Relances) ne s’affichent pas.

Graduation des lettres de relance

Les pièces sont classées par niveaux de relance (Relance 1Relance 2, Relance 3 et Non soldé). Vous pouvez affecter à chacun des niveaux un modèle de lettre de relance différent.

Lorsque vous générez une lettre de relance, Sage 50 utilise le modèle que vous avez affecté au niveau dans lequel se trouve la pièce.

Après la génération d’une lettre de relance, Sage 50 transfère la pièce concernée dans le niveau supérieur. Si vous devez relancer à nouveau le client, la lettre sera donc basée sur le modèle que vous avez affecté au niveau supérieur.

Exemple : utilisation du paramétrage par défaut

Le tableau ci-dessous affiche un aperçu des différentes lettres que Sage 50 génère en fonction du niveau de classement des pièces :

Niveau Extrait de la lettre de relance
Relance 1 L’examen de votre compte fait apparaître, sauf erreur ou omission de notre part, que les factures ci-dessous n’ont pas été réglées à ce jour. Nous vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais…
Relance 2 Notre précédent courrier étant resté sans effet, nous vous rappelons qu’à ce jour, sauf erreur ou omission de notre part, la facture ci-dessous n’est toujours pas réglée…
Relance 3

Nous constatons avec regret qu’en dépit de nos courriers de relance relatifs à la facture ci-dessous, nous n’avons pas reçu votre règlement.

En conséquence, nous vous mettons en demeure par la présente lettre recommandée de nous régler la somme indiquée ci-dessus, dans un délai de 8 jours….

Non soldé Il n’est pas possible de générer une lettre de relance pour les pièces.

Affectation d’un modèle de lettre de relance à un niveau de relance

  1. Ouvrez la fenêtre de paramétrage des états de facturation.

    Dossier > Paramètres > Facturation > Etats

  2. Dans la section Lettre de relance, affectez à chacun des niveaux un modèle de lettre.

    Vous pouvez sélectionner les modèles de lettre qui se trouvent dans la fonction Dossier > Options > Etats paramétrables > Relances.  A partir de cette fonction, vous pouvez consulter le contenu des modèles et en créer de nouveaux.

  3. Cliquez sur OK.

Consultation d’une pièce à relancer

  1. Ouvrez la fonction Relance.

    Traitements > Relance

  2. Sélectionnez la pièce de votre choix.
  3. Dans la barre d’actions, cliquez sur Ouvrir.

Génération d’une lettre de relance

  1. Ouvrez la fonction Relance.

    Traitements > Relance

  2. Sélectionnez la pièce de votre choix.
  3. Dans la barre d’actions, cliquez sur Exécuter.
  4. Sélectionnez le type d’édition de votre choix.

Sage 50 génère automatiquement la lettre en fonction du modèle que vous avez affecté au niveau qui contient la pièce.

Lorsque vous générez une lettre de relance pour une pièce, Sage 50 transfère la pièce dans le dossier de niveau supérieur. Pour plus d’informations, consultez la partie Graduation des lettres de relance.

Changement du niveau de relance d’une pièce

Niveau supérieur

  1. Ouvrez la fonction Relance.

    Traitements > Relance

  2. Sélectionnez la pièce de votre choix.
  3. Dans la barre d’actions, cliquez sur Ignorer.
    Sage 50 transfère la pièce dans le niveau supérieur.

Si vous sélectionnez une pièce de la section Relance 1 puis que vous cliquez sur Ignorer, Sage 50 transfère la pièce dans le niveau Relance 2.

Niveau inférieur

  1. Ouvrez la fonction Relance.

    Traitements > Relance

  2. Sélectionnez la pièce de votre choix.
  3. Dans la barre d’actions, cliquez sur Revenir à la précédente.

Sage 50 transfère la pièce dans le niveau inférieur.

Si vous sélectionnez une pièce de la section Relance 2 puis que vous cliquez sur Revenir à la précédente, Sage 50 transfère la pièce dans le niveau Relance 1.

 


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