Gérer l’insertion automatique

A partir des fenêtres Commentaires > bouton  – menu Contextuel (clic droit) > Insertion automatique
ou à partir de fenêtre de saisie (exemple : Désignations/Informations) > (clic droit) > Insertion automatique

Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d’expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement dans vos tâches quotidiennes et qui peuvent illustrer ou expliquer un commentaire.

Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.

Une fois les insertions créées (mot accompagné d’une définition par exemple), vous pouvez les insérer automatiquement ou manuellement dans une zone de type commentaire.

Création une insertion automatique

1. Dans la zone de saisie, activez le menu Contextuel(clic droit) puis les commandes Insertion automatique- Afficher la liste.
2. La fenêtre Insertion automatique s’affiche.
3. Pour créer des insertions automatiques, cliquez sur le bouton Créer.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’élément (terme, définition, note…).

Vous pouvez ajouter des mots-clés (date, heure, position du curseur) :
–  <date> : date du jour au format JJ/MM/AAAA.
– <datetext> : date du jour au format texte, par exemple Vendredi 10 juin 2011.
– <time> : heure.
– <cursor> : position du curseur dans le texte. Par exemple, dans une phrase type « Madame <cursor>, nous avons bien reçu votre demande… » En insérant cette formule, le curseur se positionne automatiquement après le mot « Madame » afin de saisir son nom.
Pour cela, il suffit de saisir ces mots-clés entre chevrons, à l’emplacement voulu dans votre texte.

5. Validez en cliquant sur le bouton OK. Une nouvelle fenêtre s’affiche. Saisissez le nom sous lequel l’insertion automatique sera enregistrée.

Le terme créé s’ajoute à la liste des insertions automatiques.

Modification d’une insertion automatique

1. Sélectionnez dans la liste l’insertion automatique à modifier.
2. La fenêtre de modification s’affiche. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

Suppression d’une insertion automatique

1. Pour supprimer une insertion automatique, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer.
3. Un message vous demande de confirmer l’opération. Cliquez alors sur le bouton Oui.

Préférences de l’insertion automatique

Duplication d’une insertion automatique

1. Sélectionnez dans la liste l’insertion automatique à dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton Dupliquer.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez la copie.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Ces deux boutons  permettent respectivement de renommer et vérifier une insertion automatique préalablement sélectionnée.

L’option Voir le type cochée permet de savoir si les insertions automatiques sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même).

Insertion dans le texte

Manuellement

1. Dans la zone de saisie, activez le menu Contextuel (clic droit) puis la commande Insertion automatique.
   Le sous-menu propose la liste de toutes les entrées créées.
2. Sélectionnez l’élément de votre choix. Celui-ci s’affiche dans la zone de saisie.
3. Vous pouvez à ce stade appliquer un format de caractère en spécifiant la police, la taille de la police, le style (gras, souligné, italique), l’alignement (gauche, droite, centré, justifié).

Automatiquement

Au préalable, vous devez avoir activé l’automatisme et choisi le déclenchement dans la préférence Insertion automatique. Cette préférence est accessible par le bouton [Préférences] ou par le menu Dossier, commande Options – Préférences puis dans le groupe Aide à la saisie.

1. Dans la zone de saisie de texte enrichi (type Note, Commentaire…), saisissez votre texte.
2. Le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Sélectionnez alors l’entrée à insérer dans votre texte.

Vous pouvez ensuite appliquer un format de caractère en spécifiant la police, la taille de la police, le style (gras, souligné, italique), l’alignement (gauche, droite, centré, justifié).