Saisir une note de frais avec Sage Capture

Sage Capture est une application mobile (disponible sur Apple Store) qui vous permet de saisir vos notes de frais et les envoyer automatiquement dans votre comptabilité Sage 50 via Office 365.

Vous devez télécharger cette application sur votre iPhone ou iPad.

Comme son nom l’indique, cette application vous permet d’effectuer des captures (photos) de vos tickets de caisse ou notes de frais qui seront systématiquement transmises à votre comptabilité Sage 50.

1. Ouvrez Sage Capture depuis votre smartphone ou tablette.
2.  Photographiez votre note de frais puis validez-la avec la coche verte.
3. Sélectionnez Image + transaction.
4. Sélectionnez le type de transaction (dépense ou facture d’achat).
5. Tapez sur Suivant.
6. Sage Capture vous permet de saisir deux types de transaction :
   • dans le cas d’une dépense : saisissez la société, la banque, la date, le n° de pièce, la description et le montant TTC.
   • dans le cas d’une facture d’achat : saisissez la société, le fournisseur, la date, l’échéance, le n° de pièce, le compte de dépense, la description, le montant HT, le code TVA. Si cette facture est réglée, déplacez le curseur vers la droite. Indiquez ensuite la date de paiement, la banque et le numéro de pièce pour ce règlement.
   Tous les champs requis suivis d’un astérisque vert * sont obligatoires.
6. Lorsque tous les champs requis sont renseignés dans Sage Capture, il suffit de taper sur Publier pour transmettre votre note de frais.

Une synchronisation s’effectue automatiquement entre Sage Capture et Sage 50 afin de récupérer les dépenses et factures d’achat saisies dans Sage Capture.

Dans Sage 50, il ne vous reste plus qu’à générer les écritures correspondantes dans votre comptabilité.

Accès à la liste des captures

Traitements > Sage Capture

Dans Sage 50 Comptabilité, une notification apparaît dès que vos avez des dépenses ou factures d’achat reçues via Sage Capture. Cliquez dessus pour accéder à la liste des captures. Si vous n’avez pas cliqué sur cette notification, la listes des captures est accessible depuis le menu Traitements – commande Sage Capture.

A partir de la liste des captures, il ne vous reste plus qu’à générer les écritures dans votre comptabilité. Si besoin, vous pouvez également supprimer des captures depuis la liste.

Génération de l’écriture

Traitements > Sage Capture > sélection d’une capture > Générer l’écriture

1. A partir de la liste des captures, double cliquez sur une capture. Vous pouvez aussi la sélectionner dans la liste puis cliquer sur Générer l’écriture. La fenêtre de Saisie standard de l’écriture s’affiche.
2. Si la capture sélectionnée correspond à :
   • une dépense : renseignez uniquement les comptes comptables requis dans la saisie standard,
   • une facture d’achat : tous les champs ont déjà été complétés dans Sage Capture,
   • un paiement : tous les champs ont déjà été complétés dans Sage Capture.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L’écriture est enregistrée dans la liste des écritures.

La capture disparaît de la liste des captures. Elle est désormais enregistrée en comptabilité donc accessible depuis le menu Listes – commande Ecritures. L’image de la note de frais est automatiquement rattaché à l’écriture générée.

Suppression d’une capture

Traitements > Sage Capture > sélection d’une capture > bouton Supprimer

En cas d’erreurs ou de captures en doublons, vous pouvez supprimer si besoin des captures à partir de la liste.

1. Dans la liste des captures, sélectionnez la capture à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer.
3. Confirmez  la suppression de la capture (Oui).

La capture disparaît de la liste.