Créer une pièce commerciale client

Menu Ventes - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer - bouton

Les bons de commande et les bons de livraison sont uniquement gérés en contrat Standard et Premium.

Le principe de création d'un devis est similaire à celui d'une commande, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.

A partir de la liste de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.

Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale

Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée.
Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...)

Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)

Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce.

ClosedL'entête de la pièce commerciale

Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement.

ClosedInformations pièce

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu Dossier - commande Paramètres - Numérotation - zone Codes pièces - Clients.

  1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.

  2. Renseignez la Date de la pièce commerciale (date de travail par défaut).

La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu Dossier - commande Paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe.

Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, date de travail, début de l'année courante, etc.).

ClosedInformations client

  1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Client pour lequel vous établissez la pièce.
    Le nom de la société est rappelé.

Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée.

  1. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail.
    Vous pouvez informer vos clients que leurs commandes ont bien été enregistrées en leur faisant parvenir un accusé de réception via votre messagerie.

  2. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.

  3. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.

  4. Saisissez éventuellement une Remarque.

ClosedMode de règlement

  1. Indiquez la référence de la commande.

  2. Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client s'affiche automatiquement.
    Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlement en cliquant sur le bouton Liste .

  3. Saisissez la date de livraison de la pièce.

L'onglet Lignes

L'onglet Pied

L'onglet Infos tiers

L'onglet Échéances

ClosedL'onglet Observations

Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.

Vous pouvez également activer différentes commandes (Copier, Tout sélectionner, Aller à la ligne, etc.) par le menu Contextuel (clic droit). Sélectionnez la commande propriétés de la liste du menu Contextuel pour paramétrer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la fenêtre de la pièce commerciale.

Les Totaux du pied vous informent des valeurs totales de la pièce commerciale. Vous pouvez continuer à saisir les renseignements ; les totaux sont remis à jour au fur et mesure de la saisie.

Des boutons de navigation sont disponibles au bas de la fenêtre. Ils vous permettent de :

atteindre le premier élément de la liste

atteindre l'élément précédent de la liste

atteindre un élément précis

atteindre l'élément suivant de la liste

atteindre le dernier élément de la liste

lancer l'impression de la pièce commerciale en cours

lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours

envoyer par e-mail une pièce commerciale
Le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce commerciale est inséré dans un nouveau message et est prêt à être envoyé.

Les boutons suivants vous permettent de :

créer un élément

supprimer un élément

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation du client sur une carte via Internet.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client) via Internet.

Closedvalider une pièce commerciale

  1. Pour valider une pièce commerciale, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Valider].

  2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].

  3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].

enregistrer un acompte, annuler un acompte

Ce bouton vous permet de saisir un règlement.

Closedtransférer en avoir

Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez transférer en avoir puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.

effectuer certains traitements (activer la fiche client ou représentant, valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement)

ClosedGénérer l'écriture

Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce et de la comptabiliser.

  1. Sélectionnez la pièce concernée.

  2. Cliquez sur le bouton [Générer l'écriture] situé dans la barre d'actions.

Un message vous informe que la pièce a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré.

ClosedOuvrir l'écriture

Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour une pièce.

  1. Sélectionnez la pièce souhaitée.

  2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir l'écriture] situé dans la barre d'actions.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures de la pièce.

Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :

  • Journal,

  • Libellé (du mouvement et de la ligne),

  • Commentaire,

  • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,

  • Référence du pointage/lettrage,

  • Code analytique,

  • Quantité,

  • Rubriques personnalisées (Infos perso).

  1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

ClosedOuvrir l'écriture d'irrécouvrabilité

Si une pièce est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée.

  1. Sélectionnez la pièce concernée.

  2. Cliquez sur le bouton Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilitésitué dans labarre d'actions.

Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale.

valider et enregistrer la pièce commerciale

quitter la fenêtre en cours

Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre la pièce commerciale puis revient à la liste de la pièce commerciale en cours.

Vous ne pouvez plus créer de factures et avoirs ainsi que saisir des acomptes sur une période où les écritures ont été envoyées à votre expert-comptable avec le mode d'échanges Sage Production Expert.

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