Quel est le format d'importation des règlements ?

Le format d'importation des règlements doit répondre à une structure décrite dans cet article.

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Coup d'oeil rapide

Ligne d'en-tête

Ligne(s) de détail

Vérifications du contenu

Numérotation automatique

Les règlements peuvent être importés dans le produit Sage 50cloud Ciel à la condition de répondre à une structure de fichier déterminée. Bien que l'importation peut traiter différents types de fichiers, les fichiers au format texte restent les plus aisés à mettre en place ; ils offrent l'avantage de pouvoir être ouverts en Excel pour une meilleure manipulation.

Seuls les règlements clients peuvent être importés.

L'exemple ci-dessous illustre donc un fichier d'importation des pièces commerciales au format texte délimité avec :

•  Séparateur de champ : Tabulation ;

•  Séparateur d'enregistrement : Retour chariot ;

•  Extension : txt ;

•  Encoding : Extended Windows ANSI, Unicode.

Une FAQ globale à tous les types d'importation de données dispense plus d'informations sur ces fichiers texte.

Chaque document correspond à une pièce commerciale et est composé de deux parties :

•  Une ligne d'en-tête ;

•  Une ou plusieurs ligne(s) de détail.

Ligne d'en-tête

Une ligne d'en-tête est identifiée en début d'enregistrement par la lettre E.

Chaque ligne d'en-tête :

•  Peut contenir plusieurs champs

-  De longueurs variables ;

-  Séparés par des tabulations ;

•  Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d'un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique Type
(contrainte)
Valeurs admises
Commentaires
(*)Type de ligne Texte E = En-tête
Numéro du règlement Texte
(13)
 
(*)Date du règlement Date
(JJ/MM/AAAA)
 
(*)Code client Texte
(13)
 
Mode de paiement Texte
(20)
Code mode de paiement
(*)Code type de règlement Entier 1=Règlement
2=Acompte
(*)Montant du règlement Décimal  
Montant des factures réglées Décimal Total des montants des factures dont le solde dû est positif et des avoirs dont le solde dû est négatif
Montant des avoirs utilisés Décimal Total des avoirs dont le solde dû est positif et des factures dont le solde dû est négatif

La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l'en-tête d'une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Ligne(s) de détail

Les lignes de détail sont identifiées en début d'enregistrement par la lettre L.

Chaque ligne d'en-tête :

•   Peut contenir plusieurs champs

-   De longueurs variables ;

-   Séparés par des tabulations ;

•   Se termine par un retour à la ligne.

Elles peuvent / doivent contenir les éléments suivants (les rubriques marquées d'un astérisque sont obligatoires) :

Rubrique Type
(contrainte)
Valeurs admises
Commentaires
(*)Type de ligne Texte E = En-tête
(*) Montant réglé sur pièce Décimal  
(*) Type de pièce réglée Texte
(35)
Facture
Avoir
Facture d'acompte
(*) N° pièce réglée Texte
(13)
Numéro de la pièce réglée
Solde dû à échéance pièce réglée Décimal Solde dû de la pièce à l'échéance
Total HT pièce réglée Décimal Total HT de la pièce d'acompte
Taux TVA pièce réglée Décimal Taux de TVA de la pièce d'acompte
Total TVA pièce réglée Décimal Total TVA de la pièce d'acompte
Total TTC pièce réglée Décimal Total TTC de la pièce d'acompte
Réf. pièce réglée Texte Référence de la pièce d'acompte
(*) Type pièce origine acompte Texte Type de pièce sur lequel l'acompte est lié
Commande
Bon de livraison
Facture
(*) N° pièce origine acompte Texte Numéro de la pièce sur lequel l'acompte est lié

La liste complète des informations qui peuvent être renseignées dans l'en-tête d'une pièce commerciale est disponible sur la base de connaissance.

Vérifications réalisées sur le contenu

Toutes les valeurs utilisées dans les fichiers d'importation doivent exister dans les bases de données de Sage 50cloud Ciel. Il est donc impératif de créer ou d'importer les éléments qui composent le fichier avant de procéder à l'importation.

Cette vérification est opérée sur les éléments suivants :

Code du client Code de la pièce réglée Code du mode de paiement
Code de banque Code de la pièce d'origine de l'acompte  

La date du règlement doit être supérieure ou égale à la date de début de la période de saisie.

Le numéro du règlement ne doit pas exister dans la base de données. 

L'importation d'un règlement d'acompte se fait dans la limite du solde dû.

Une facture d'acompte est créée automatiquement lors de l'importation d'un règlement d'acompte.

Numérotation automatique des règlements

Si la valeur du numéro de règlement est laissée vide, la numérotation des règlements s'effectue automatiquement lors de l'importation en fonction des paramètres de numérotation.